峰會論壇，在不同領域、不同行業都有，我們所常見的(de)是國家的(de)G20峰會，還(hái)有商業峰會、行業論壇等等。有些行業爲了(le)塑造其完整性和(hé)行業歸屬性，還(hái)會每一年都舉辦一次行業内的(de)論壇峰會，讓參會者了(le)解到每一年行業的(de)走向和(hé)規劃，以及學習(xí)一些新知識。論壇峰會的(de)規模有大(dà)有小，大(dà)到兩千以上，小到一兩百人(rén)。關于如何将一場(chǎng)論壇峰會舉辦成功，關于以下(xià)幾個(gè)點你一定要記住！

關于會議(yì)場(chǎng)地

會議(yì)場(chǎng)地包括要考慮的(de)因素有：人(rén)數、規模、住宿、時(shí)間、晚宴

會議(yì)的(de)場(chǎng)地由以上等方面決定，人(rén)數多(duō)少，規模大(dà)小，都決定著(zhe)會議(yì)的(de)場(chǎng)地是定在宴會廳還(hái)是大(dà)型會議(yì)室；是否有晚宴、是否有茶歇、參與會議(yì)的(de)嘉賓是否需要住宿，住幾晚？要考慮完衆多(duō)方面之後，才能決定進行會議(yì)的(de)場(chǎng)地。在宴會廳進行就可(kě)以就可(kě)以加入茶歇、晚宴等環節，還(hái)能方便參與嘉賓入住酒店(diàn)，離會議(yì)室較近，較方便。場(chǎng)地預定，現場(chǎng)勘查在預算(suàn)允許的(de)情況下(xià)一定要做(zuò)，如果有客房(fáng)餐飲需求的(de)話(huà)，也(yě)一并都看了(le)；溝通(tōng)内容裏，主要就是費用(yòng)和(hé)場(chǎng)地使用(yòng)的(de)細節，搭建時(shí)間安排在什(shén)麽時(shí)候？茶歇有沒有？有沒有單獨的(de)VIP休息室？自助餐怎麽算(suàn)，多(duō)餘的(de)餐券可(kě)以退嗎？客房(fáng)晚宴會場(chǎng)一起訂是否有折扣價？VIP來(lái)之前必須先拿好房(fáng)卡，人(rén)一到直接進房(fáng)，不能在前台等開房(fáng)。關于會議(yì)場(chǎng)地，參會人(rén)數100-300可(kě)以參考酒店(diàn)較大(dà)宴會廳；參會人(rén)數達300-1000，場(chǎng)地可(kě)以參考小劇院（能容納一千以内的(de)），大(dà)型會議(yì)室，以及一些可(kě)以容納這(zhè)個(gè)人(rén)數的(de)酒店(diàn)宴會廳。如果規模達到2000以上，通(tōng)常會用(yòng)到體育館、劇院、會展中心等，這(zhè)些場(chǎng)地和(hé)五星級酒店(diàn)的(de)區(qū)别就是需要提前給他(tā)們你們的(de)詳細方案，尤其是嘉賓安排、活動流程、搭建布置，用(yòng)電情況，他(tā)們有些是要走消防審批的(de)，甚至人(rén)再多(duō)點要走公安局備案。這(zhè)種規模的(de)場(chǎng)地，往往不光(guāng)光(guāng)是開會了(le)，可(kě)能還(hái)有其他(tā)環節，比如頒獎、演藝、演講等等。

關于流程

流程上的(de)東西與其他(tā)活動會議(yì)一樣，什(shén)麽時(shí)間做(zuò)什(shén)麽事情。比如完整的(de)包括前期去到會場(chǎng)的(de)一套會議(yì)流程可(kě)以是這(zhè)樣的(de)：

1. 去到現場(chǎng)，作爲工作人(rén)員(yuán)，首先應該要檢查外場(chǎng)的(de)東西，如物(wù)料，搭建是否有什(shén)麽問題，是否有做(zuò)好。

2. 确定禮儀、安保、演藝的(de)到場(chǎng)時(shí)間。對(duì)禮儀和(hé)安保進行培訓，包括他(tā)們的(de)站姿、他(tā)們所需要做(zuò)的(de)工作及流程，禮儀需要負責簽到、給嘉賓戴胸花、頒獎、引領；安保人(rén)員(yuán)需要做(zuò)的(de)是維持秩序，安檢等等。對(duì)于這(zhè)些工作人(rén)員(yuán)，我們需要嚴格規範他(tā)們的(de)工作内容、工作态度，因爲他(tā)們是否專業，是否認真面對(duì)工作這(zhè)些問題都能體現他(tā)們的(de)專業的(de)工作素質。演藝人(rén)員(yuán)也(yě)是需要有時(shí)間觀念，需要早到兩個(gè)小時(shí)，尤其是需要彩排的(de)情況下(xià)。

3. 熱(rè)場(chǎng)：這(zhè)一環節，是用(yòng)于觀衆入場(chǎng)，内場(chǎng)的(de)氛圍渲染，這(zhè)種熱(rè)場(chǎng)的(de)方式有很多(duō)，最常規的(de)就是播放音(yīn)樂(yuè)，也(yě)是最簡便的(de)。一些嗨歌(gē)，會調動嘉賓的(de)情緒，讓他(tā)們更加開心的(de)參加此次會議(yì)。第二種就是DJ打碟，DJ在一邊打碟，配合著(zhe)燈光(guāng)秀，觀衆一定會感覺到還(hái)沒進場(chǎng)就那麽嗨，今天的(de)會議(yì)也(yě)一定不會枯燥。

4. 紅毯秀，對(duì)于論壇峰會來(lái)說，紅毯秀比較少，但不排除重量嘉賓較多(duō)的(de)情況下(xià)，紅毯秀就會給人(rén)感受到這(zhè)場(chǎng)會議(yì)的(de)重要性及儀式感。

5. 嘉賓演講，就是開始進入此次論壇峰會最核心的(de)一步，在這(zhè)個(gè)環節，需要把控好的(de)是嘉賓的(de)麥、背景音(yīn)樂(yuè)、音(yīn)響音(yīn)量、PPT畫(huà)面切換以及燈光(guāng)配合等問題。

6. 在嘉賓演講的(de)環節，需要注意有幾位嘉賓演講，上台演講前，确認嘉賓需要耳麥還(hái)是手持麥，亦或是台上已經有擺好的(de)，是否有PPT，以及需要翻頁筆等。嘉賓演講結束後是否需要禮儀送花等這(zhè)些問題都需要确認好。

7. 演藝，會議(yì)時(shí)間過長(cháng)的(de)時(shí)候，可(kě)以在中間環節添加演藝，如四重奏、舞蹈、唱歌(gē)、等等讓人(rén)放松心情。

8. 主持人(rén)，主持人(rén)需要有一位專門的(de)工作人(rén)員(yuán)跟著(zhe)，确保流程環節的(de)正确無誤以及被更改時(shí)能及時(shí)知道。

關于物(wù)料：

關于接待

對(duì)于會務公司來(lái)說，接待一般是車輛接待。要做(zuò)好車輛接待，其實也(yě)是一件挺複雜(zá)的(de)事情，如是大(dà)型的(de)會議(yì)就得(de)考慮到嘉賓的(de)問題，有些是VVIP、VIP在這(zhè)些情況下(xià)安排車輛就得(de)講究車的(de)型号、顔色，是否一人(rén)一車，還(hái)有車内需要保持幹淨。接待時(shí)間需安排好，需要安排如何更有效率的(de)接待。接待人(rén)數較多(duō)時(shí)，是否可(kě)以考慮用(yòng)大(dà)巴車接待。

車接到人(rén)，之後就到酒店(diàn)了(le)。之前酒店(diàn)說過了(le)，VVIP VIP要提前和(hé)酒店(diàn)溝通(tōng)拿到房(fáng)卡，他(tā)們一來(lái)就直接進房(fáng)間。這(zhè)些級别的(de)老大(dà)，他(tā)們的(de)房(fáng)間必須提前準備，通(tōng)常酒店(diàn)會有一份小的(de)歡迎禮物(wù)，需要和(hé)酒店(diàn)确認，不行的(de)話(huà)讓他(tā)們換，或者就隻上卡片，禮物(wù)我們自己上。VVIP及VIP的(de)禮品、流程、發言稿、嘉賓證這(zhè)些亂七八糟的(de)都提前放進他(tā)們房(fáng)間。房(fáng)間裏飲料小吃(chī)這(zhè)些都準備好這(zhè)個(gè)不用(yòng)我教了(le)吧。然後就是花！！！讓酒店(diàn)準備房(fáng)間裏的(de)鮮花，必須每天換新鮮的(de)，直到貴賓退房(fáng)。普通(tōng)賓客，我們通(tōng)常的(de)做(zuò)法是在酒店(diàn)大(dà)堂設立一個(gè)我們的(de)活動接待台，提前将所有房(fáng)卡拿到，嘉賓和(hé)媒體要分(fēn)開簽到（就是桌上放兩個(gè)簽到牌，一個(gè)是嘉賓，一個(gè)是媒體，這(zhè)很簡單）簽完到拿完資料袋就結束了(le)。這(zhè)個(gè)接待台，最好保證一直有我們自己的(de)人(rén)在，因爲有些嘉賓真的(de)很智障，亂七八糟的(de)事兒(ér)都不會，要來(lái)問。服務體驗就體現在有沒有這(zhè)個(gè)接待台了(le)。當然，相關的(de)話(huà)術和(hé)Q&A也(yě)要提前培訓好。

會議(yì)的(de)策劃與執行，說難也(yě)不難，但是瑣碎的(de)事情、物(wù)料都比較多(duō)，因此需要格外的(de)細心，特别是對(duì)待物(wù)料。每一個(gè)環節都需要加倍的(de)關注才不會容易出錯。

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